HR heet niet voor niets ‘human resources’: je mensen zijn je belangrijkste bezit. Tenminste, als je jouw organisatie toekomstbestendig wilt houden.
Een tactiek om je personeel op de lange termijn zo goed mogelijk in te zetten is strategische personeelsplanning. Daarmee haal je niet alleen het beste uit jouw mensen, maar je zorgt er ook voor dat zij het meeste uit hun baan halen.
Lees hier wat een strategisch personeelsplan inhoudt, en hoe je zo’n strategische planning maakt.
👉 Bekijk ook: Skill gap analyse: overbrug de vaardigheidskloof in jouw organisatie
Wat is strategische personeelsplanning?
Met strategische personeelsplanning (afgekort SPP) anticipeer je op jouw toekomstige personeelsbehoefte.
Het is een manier om de ontwikkelingen in jouw organisatie en je personeelsinzet zo goed mogelijk op elkaar af te stemmen: je wilt ervoor zorgen dat je de juiste mensen met de juiste vaardigheden op de juiste plek hebt, en dan ook nog op het goede moment.
De 4 principes van SPP
1. De juiste mensen
2. Met de juiste vaardigheden
3. Op de juiste plaats
4. Op het juiste moment (en binnen budget, met de juiste kosten)
Een strategisch personeelsplan bestaat uit de beslissingen die je nu neemt over je personeelsbezetting later, binnen 3 tot 5 jaar. Alles om de doelen van jouw organisatie te (blijven) behalen.
Dus het woord zegt het al: dat vereist heel wat vooruitkijken en plannen.
Waar wil jouw organisatie staan over 5 jaar? Welke ontwikkelingen verwacht je? Hoe moet je personeelsbestand er tegen die tijd uitzien? Welke (extra) vaardigheden hebben medewerkers nodig, en wat is de verwachte skill gap?
Door op die manier vooruit te plannen, zet je jouw workforce zo goed mogelijk in en het haal je het maximale uit hun kennis en competenties. Bovendien kun je zo verloop tegengaan.
❗Strategische personeelsplanning is dus iets anders dan operationele personeelsplanning. Dat gaat niet om plannen voor de komende 5 jaar, maar om het ‘nu’: het plannen van diensten en maken van roosters.
Voorbeeld van strategische personeelsplanning (SPP)
Dit is een voorbeeld van hoe een strategische personeelsplanning eruit kan zien.
Uit onze masterclass ‘Sturen op toekomstige skills’ met partner The can do company
Je ziet een paar onmisbare onderdelen. Op basis van de vragen hierboven maak je namelijk strategische keuzes over:
- Het werven van nieuwe mensen
- Interne mobiliteit of doorstroom
- De bezetting van de belangrijkste (leidinggevende) posities
- Uitstroom: welke mensen laat je gaan?
En je ziet dat een personeelsstrategie afhankelijk is van je bedrijfsstrategie: wat wil je als organisatie bereiken? Wat of beter gezegd wie heb je daarvoor nodig – welke mensen en welke vaardigheden?
💡 Een belangrijk onderdeel van een strategisch personeelsplan is ook het maken van een skills gap analyse
Hoe maak je een strategisch personeelsplan?
Het opstellen van een strategie voor je personeelsbezetting bestaat uit deze 4 onderdelen:
1. Start met je organisatiedoelen
De eerste stap van je personeelsplan is je bredere strategie. Welke (financiële) doelen wil jouw organisatie de komende 3, 5 of zelfs 10 jaar behalen? Moet je hard groeien in omzet, of willen jullie andere bedrijven overnemen?
Welke organisatorische veranderingen willen jullie misschien nog doorvoeren? Hoeveel budget is er?
Uit die doelen vloeit ook je personeelsstrategie voort, zodat je op het juiste moment de juiste mensen op de juiste positie hebt – of kunt werven.
Zo zijn HR en business één en draag je echt bij aan strategische doelen.
2. Breng je huidige workforce in kaart
Net zo belangrijk als je bredere bedrijfsstrategie, is het talent dat je al in huis hebt.
Een eerste vraag: hoe ziet je personeelsbestand er precies uit? Welke leeftijden hebben werknemers, zijn ze lang in dienst, zijn ze relatief ervaren of junior?
Bepaal daarnaast ook: wat zijn hun ambities en ontwikkeldoelen? En wat zijn hun sterke kanten en unieke vaardigheden?
Als we dan teruggaan naar het model hierboven, zie je dat je ook moet nadenken over:
- Nieuwe inflow: welke mensen moet ik aannemen? 👈 Welke vaardigheden heb ik nu en in de toekomst nodig om de organisatiedoelen te halen, die mijn medewerkers niet bezitten (en ook niet gaan ontwikkelen)?
- Outflow: welke medewerkers moet ik laten gaan? 👈 Wie bezit vaardigheden die we in de toekomst niet meer nodig hebben, of wie laat niet genoeg potentie zien om de vaardigheden die we in de toekomst nodig hebben nog aan te leren?
3. Voer een gap-analyse uit
Nu ga je inzoomen op de specifieke vaardigheden die je in de toekomst nodig hebt.
Kijk eerst naar de medewerkers die al over de toekomstige benodigde vaardigheden beschikken, of het potentieel hebben om die skills aan te leren.
👉 Wat is hun huidige vaardigheidsniveau? En wat is de kloof met toekomstige vaardigheden?
👉 Om meer inzicht te krijgen in het vaardigheidsniveau van je huidige workforce (of een vaardigheidskloof), kun je een skills matrix opstellen, of een skill gap analyse maken.
Vergeet daarnaast ook de nieuwe functies niet.
Welke functies moeten de komende 3-5 jaar worden ingevuld? Denk ook aan functies die nu misschien nog niet bestaan in jouw organisatie, en aan belangrijke posities op managementniveau.
🔎 Je kunt het potentieel van medewerkers visueel weergeven in een 9-grid
4. Stel je plan of strategie op
De laatste en belangrijkste stap is het ontwikkelen van je actieplan. Dat bestaat uit de 3 pijlers die we eerder hebben gezien:
a) Interne doorstroom
De mensen die wel de juiste vaardigheden of potentie laten zien, kun je daar brengen waar je ze nodig hebt door doorgroei te stimuleren met interne mobiliteit.
Denk daarbij ook aan successieplanning: het op tijd bepalen of werven van kanshebbers op cruciale leidinggevende posities.
b) Nieuwe instroom
c) Uitstroom
5. En dan: neem actie op het gebied van doorstroom, uitstroom en werving
Door antwoord te geven op al deze punten, zorg je dat jouw personeelsstrategie en daarmee ook je organisatie zijn voorbereid op de toekomst.
Uiteindelijk doe je dat niet alleen door op tijd nieuwe mensen te werven, maar ook door een slimme personeelsmix samen te stellen tussen vaste krachten en flexkrachten, en door het verder ontwikkelen van je huidige medewerkers.
Dat is ook nog eens een win-win: door ruimte te maken voor interne doorgroei, ga je uitstroom zoveel mogelijk tegen.
Mogelijke obstakels
Onverwachte ontwikkelingen
⛔️ Een obstakel op het gebied van waar je naartoe wilt.
Natuurlijk kun je niet volledig anticiperen op wat er gebeurt in de wereld met je personeelsstrategie. Daarom is het slim om in de ontwikkeling van je personeel te sturen op soft skills: overdraagbare vaardigheden zoals communicatie, leiderschap, wendbaarheid en leervaardigheid.
Hoe je je organisatie toch voorbereidt op omgaan met het onverwachte, leer je meer in onze masterclass ‘Sturen op toekomstige skills’.
Gebrek aan data over prestaties & vaardigheden
⛔️ Een obstakel op het gebied van wat je nu in huis hebt.
Want als je niet weet wat je nu in huis hebt qua huidig personeelsbestand, kun je geen strategische personeelsplanning maken.
Zorg daarom dat je doorlopend data verzamelt over de prestaties, doelen en vaardigheden van je medewerkers.
Dat doe je bijvoorbeeld door al te sturen op skills bij het opstellen van functieprofielen, door een doorlopende evaluatiecyclus en door het bijhouden van vaardigheden in een skill- of competentiematrix.
Tip 💡 Je houdt de prestaties (en de potentie) van je medewerkers eenvoudig bij in Performance Management-software
Voordelen van SPP
Je wilt uiteindelijk werknemers optimaal kunnen inzetten en het maximale uit je beschikbare workforce halen.
Het liefste waarborg je de kennis van je werknemers, zorg je voor een beperkte uitstroom en bezet je sleutelposities proactief, zodat de daadkracht van je onderneming of organisatie behouden blijft.
Dit zijn de voordelen van strategische personeelsplanning:
- Toekomstbestendigheid: in onze wereld gaan technologische vooruitgang en marktontwikkelingen snel, heel snel. Daarom moet je wel vooruitkijken. Met een strategisch personeelsplan houd je je organisatie wendbaar: je kunt je snel aanpassen aan veranderende omstandigheden.
- Beter presterende medewerkers
- Meer effectiviteit: omdat je je workforce strategisch plant en inzet – als onderdeel van je bredere strategie – ben je effectiever en heb je een grotere kans om organisatiedoelen te behalen.
- Efficiëntie: strategische personeelsplanning zorgt ervoor dat je je middelen (je mensen en je recruitmentbudget) slimmer kunt inzetten – met precies genoeg en de juiste medewerkers. Ook zorgt het voor betere samenwerking tussen alle afdelingen, omdat ook je HR-plannen zijn afgestemd op de bedrijfsstrategie: ‘alle neuzen dezelfde kant op’.
- Talentbehoud: net zo belangrijk als het aantrekken van getalenteerde medewerkers is het om ze te behouden. Omdat je je medewerkers met strategische planning groeimogelijkheden biedt, vergroot dat ook hun motivatie, betrokkenheid
- Interne mobiliteit en talentontwikkeling: je plant vooruit op de vaardigheden, functies en verantwoordelijkheid die je in de toekomst nodig hebt. En in eerste instantie kijk je naar het interne talent dat die functies kan vullen – met interne doorstroming. Zo creëer je een pijplijn van intern talent.
Lees verder 👉 De voordelen van eerlijk, ontwikkelgericht Performance Management
