Een vlootschouw: het klinkt niet als een typische HR-term en dat klopt. Oorspronkelijk komt een vlootschouw uit de scheepvaart, maar inmiddels is het voor bedrijven en HR-teams een veelgebruikte manier om te bepalen of ze nog de juiste mensen ‘aan boord’ hebben.
Wie laat het meeste potentieel zien? Wie verdient er een promotie en wie komt misschien beter tot diens rechts op een andere plek? Daarover ga je met managers en leidinggevenden in gesprek tijdens een vlootschouw. Ontdek hier hoe je dat aanpakt.
Wil je meer inzicht in je beste performers? 👉 Download onze gratis e-guide ‘Breng high- en low-performers in kaart met objectieve evaluaties’
Wat is een vlootschouw?
Een vlootschouw – of talent review – staat in HR voor een overleg waarin management, leidinggevenden en teamleiders samenkomen om de sterke kanten, competenties en het potentieel van personeel in kaart te brengen. Het is dus een soort analyse of overzichtsevaluatie van de medewerkers binnen je organisatie.
De vlootschouw is een belangrijk onderdeel van strategische personeelsplanning.
Je bepaalt samen of mensen op een plek zitten waar hun talenten het beste tot hun recht komen, welke medewerkers het beste presteren en wie in aanmerking komt voor een promotie. Oftewel: heb je de juiste ‘bemanning’ of ‘vloot’ in huis, en op de juiste plek, om je doelen te bereiken?
Om de vlootschouw visueel te maken, gebruik je vaak een 9-grid matrix.
⚓ Oorspronkelijk is een vlootschouw een term uit de scheepvaart: daar stond het voor een inspectie van… de vloot! Vaak werden voorafgaand aan het uitvaren voor bijvoorbeeld een zeeslag alle schepen uit de vloot aan de admiraal of zelfs de koning gepresenteerd, zodat die de staat van de vloot kon inspecteren.
Voorbeeld van een vlootschouw
Een vlootschouw zelf is een overleg, maar hieronder zie je een voorbeeld van een belangrijk visueel hulpmiddel bij het bespreken van je vlootschouw: het 9-grid model 👇
Meer weten? 👉 Lees dan hier verder: 9-grid model [+ voorbeeld]: Inzicht in je best presterende medewerkers
Voordelen van een vlootschouw in HR
Een vlootschouw is samen met de 9-grid een hulpmiddel voor strategische personeelsplanning in HR.
Dit zijn een andere handige doelen waarvoor je het kunt inzetten:
- Bepalen wie de beste presteerders zijn (high-performers), en wie in aanmerking komt voor een promotie
- Inzicht in medewerkers die veel potentie laten zien (high-potentials)
- Bepalen wie in aanmerking komt voor een salarisverhoging
- Zien of iemand een fit is met de functie en het juiste functieniveau heeft
- Bepalen welke medewerkers minder presteren en bijdragen aan doelen
- Overleggen of medewerkers extra coaching of begeleiding kunnen gebruiken
- Bepalen welke begeleiding medewerkers nodig hebben voor hun ontwikkeling
- Bepalen of een medewerker met veel potentie klaar is voor meer verantwoordelijkheid, of voor een talent ontwikkelingsprogramma
- Het brainstormen van ontwikkeldoelen voor medewerkers met veel potentie
Het gaat er dus ook om dat je een actieplan uitdenkt om de prestaties van mensen te verbeteren. Hoe je dat doet, zie je hieronder.
De vlootschouw en de 9-grid
We hebben al genoemd dat voor talentmanagement in HR een vlootschouw vaak wordt uitgevoerd met hulp van de 9-grid.
Het 9-grid model is een manier om specifiek prestaties en potentieel inzichtelijk te maken, terwijl een vlootschouw een bredere evaluaties is van je volledige personeelsbestand. De 9-grid is vaak een tool voor vlootschouwvergaderingen, en een vlootschouw is weer een tool binnen strategische personeelsplanning.
Ze helpen je allebei om beslissingen te nemen over wie klaar is voor grotere verantwoordelijkheid en wie extra ondersteuning nodig heeft.
Stappen van een vlootschouw
Het organiseren van een HR-vlootschouw vereist zorgvuldige planning en uitvoering. Hier is een stapsgewijze handleiding om een effectieve HR-vlootschouw te maken:
Stap 1: Voorbereiding
-
- Doelstellingen bepalen: Bepaal wat je wilt bereiken met de vlootschouw. Dit kan variëren van het identificeren van high potentials en opvolgingsplanning tot het beoordelen van de huidige prestaties en competenties.
- Criteria vaststellen: Stel duidelijke criteria en beoordelingsnormen vast voor het evalueren van medewerkers. Dit kan betrekking hebben op prestaties, competenties, potentieel, en andere relevante factoren. Het helpt als je deze criteria al eerder hebt vastgelegd, bijv. in een skills-based functieprofiel.
- Relevante gegevens verzamelen: Verzamel alle relevante informatie over medewerkers, zoals prestatiebeoordelingen, feedback van managers, opleidingsgeschiedenis, en carrièreambities.
Stap 2: Uitvoering
-
- Beoordelingsbijeenkomsten organiseren: Plan bijeenkomsten met teamleiders en HR-professionals om de verzamelde gegevens te bespreken. Dit zijn de momenten waarop medewerkers worden “gepresenteerd” en geëvalueerd.
- Medewerkers evalueren: Gebruik de vastgestelde criteria om elke medewerker te beoordelen. Dit kan met een 9-grid model waarin je medewerkers indeelt op basis van hun prestaties en potentieel, maar je kunt ook een competentiematrix opstellen.
- Ontwikkelingsbehoeften identificeren: Identificeer voor elke medewerker specifieke ontwikkelingsbehoeften of actiepunten. Dit kan variëren van aanvullende training tot nieuwe uitdagingen of projecten.
💡 Voor je evaluatie is het belangrijk om medewerkers zo objectief mogelijk te beoordelen. Voer een vlootschouw dus uit altijd uit met meerdere stakeholders (niet alleen HR en de manager), en zorg dat je het baseert op een eerlijk evaluatieproces waarin je doorlopend feedback hebt verzameld van meerdere mensen (360-graden feedback).
Stap 3: Actieplan ontwikkelen
-
- Strategische beslissingen nemen: Op basis van de evaluaties, beslis over promoties, opvolging, ontwikkelingsplannen, en eventuele personeelswijzigingen.
- Persoonlijke Ontwikkelplannen (POP) opstellen: Voor medewerkers met geïdentificeerde ontwikkelingsbehoeften, stel een POP op dat aansluit bij hun carrièreambities en de behoeften van de organisatie.
- Feedback en coaching: Zorg voor constructieve feedback aan elke medewerker en bied ondersteuning door coaching of mentoring.
4. Opvolging en monitoring
-
- Implementeer de actieplannen: Zet de ontwikkelingsplannen en strategische beslissingen in werking.
- Houd de voortgang bij: Houd de voortgang van individuele ontwikkelingsplannen en de impact op de organisatie als geheel in de gaten.
- Evalueer en pas aan: Evalueer regelmatig de effectiviteit van de vlootschouw en pas het proces aan waar nodig om de doelstellingen beter te ondersteunen.
Een succesvolle HR-vlootschouw vereist een open en eerlijke communicatiecultuur, een sterke betrokkenheid van het management, en een duidelijke focus op de ontwikkeling en groei van medewerkers. Door deze stappen te volgen, kun je een effectieve vlootschouw uitvoeren die je organisatie helpt om talent optimaal te benutten en strategische HR-doelstellingen te bereiken.
👉 Wil je hiermee aan de slag? Download onze e-guide ‘High- en low-performers in kaart brengen’
